Programme d’aide à l’organisation de colloques ou de symposiums

Ce programme appui l'organisation d'un colloque ou d'un symposium sur le campus de l’Université d’Ottawa qui vise à promouvoir une dimension de la recherche se réalisant au sein de la Faculté.

Le fonds est une subvention de démarrage et les organisateurs du colloque doivent spécifier dans leur demande les démarches prévues afin d'aller chercher un financement extérieur et d'assurer la promotion de l'événement. La contribution moyenne pour ce programme est 2 500 $.

Un colloque peut être défini comme un événement académique, s’échelonnant généralement sur une ou plusieurs journées qui traite d'un ou plusieurs thèmes distincts dans la discipline du colloque; et, est ouvert aux chercheurs internationaux et canadiens aussi bien qu’aux étudiants gradués et, si approprié, aux étudiants de premier cycle.

Un symposium peut être défini comme étant un événement plus modeste, sur invitation ayant comme objectifs de cerner les priorités en matière de recherche et les lacunes sur le plan des connaissances pour définir et produit un résultat concret.

Les propositions sont étudiées par le comité de recherche deux fois par année en avril et décembre.

Critères d’admissibilité

Le candidat doit occuper un poste d’enseignement permanent ou menant à la permanence à l’Université d’Ottawa
Le candidat doit être membre du comité organisateur des conférences ou symposiums
Les conférences et les symposiums doivent accueillir des chercheurs et des conférenciers nationaux et/ou internationaux
Les conférences doivent être accessibles à la population étudiante et des frais d’inscription réduits doivent être prévus pour les étudiants de l’Université d’Ottawa

Dates limites et conditions des demandes

Deux concours par année sont ouverts pour ce programme.

le 15 avril et le 1er décembre de chaque année

Les demandes doivent être acheminées au Cabinet du Vice-doyen à la recherche (DMS 3130) avant 16 h la journée de la date limite. Lorsque l’échéance correspond à un congé férié ou un jour de fin de semaine, la demande est alors due la première journée ouvrable suivant la date limite indiquée avant 16 h.

Veuillez noter que les fonds devront être dépensés dans l'année suivant la date limite du concours.

Nombre de copies : une version originale papier et une copie PDF envoyée par courriel à mpotvin@uOttawa.ca

Exigences de la demande

Les demandes doivent comprendre :

Formulaire RE dûment complété et signé par toutes les parties; ce formulaire confirme l’approbation de la Faculté et du chercheur principal.
Une courte description de la conférence ou du symposium incluant :
- Titre
- Thématique de la conférence ou du symposium
- Nombre de participants
  - Nombre total de participants portentiels
  - Nombre total de participants canadiens et/ou internationaux
- Le programme de la conférence ou du symposium
  - Le nombre de conférenciers éventuels et leur(s) domaine(s) de spécialisation respectif(s)
- Importance et impacts prévus de la conférence ou du symposium dans le domaine
- Comment l'évènement va contribuer à augmenter la visibilité de la recherche et des chercheurs à l’Université d’Ottawa
- Résultats prévus et modes de diffusion des résultats de la conférence ou du symposium
- Budget et justification des dépenses
  - Sources de financement prévues
  - Dépenses anticipées
Un bref curriculum vitae du candidat principal, en format OCGS. Le CV devrait inclure titres universitaires, expérience, supervision, subventions interne et externe et résumé des publications (surtout en lien avec le projet)
Budgets, dépenses éligibles, et dépenses non-éligibles

Les demandes ne doivent pas excéder 14 pages incluant le formulaire U et le CV.

Description détaillée (maximum de 4 pages)

Programme de l’événement (maximum de 4 pages)

Budget (environ une page)

Justification des dépenses (environ 2 pages)

CV (maximum de 2 pages, voir ici-haut)

Les pages additionnelles seront retirées de la demande, ce qui pourrait pénaliser le candidat.

Justification des dépenses

Dans sa demande, le candidat doit expliquer le besoin de financement à combler en tenant compte des autres sources de financement accessibles (financement de la Faculté et de sources externes, frais d’inscription, etc.).

Les dépenses admissibles comprennent les coûts :

Administratifs reliés aux frais de déplacement et de séjour pour les participants internationaux (pour une période maximum de deux jours) (mais aucuns honoraires)
De location des salles de réunions et du matériel audio-visuel
De publication des résultats de la conférence ou du symposium et autres documents pertinents

Normalement, le budget total pour ce concours est de 6 000$ (12 000$ par année). Les montants alloués dépendrons du nombre de demandes soumises.

Procédures d’examen et critères de sélection

L’importance du colloque ou du symposium pour le domaine de recherche
Qualité et diversités des participants
Participation des étudiants
Qualité de la planification et de l’organisation de l’événement
Promouvoir de la recherche à l’Université d’Ottawa et/ou accroîssement de la visibilité de la recherche et des chercheurs à l’Université d’Ottawa;
Pertinence des dépenses envisagées et du budget
- Dépenses doivent être justifiées et présentées de façon détaillée; le budget doit identifier les sources de financement prévues pour éponger les coûts engendrés par l’organisation de l’activité
- Démontrer une recherche active de subventions auprès d’agences externes et un besoin financier par rapport aux sources de financement externes disponibles

Pour de plus amples renseignements, contactez la responsable du développement de la recherche Sophie LeTouzé.